Als ondernemer deel ik mijn dossiers

Alle belangrijke stukken op orde, veilig en overal bereikbaar met DigiRecord!

Iedere onderneming bezit dossierstukken, die voor langere tijd belangrijk zijn en derhalve goed bewaard en gearchiveerd dienen te worden. Denk hierbij aan bijvoorbeeld de oprichtingsakte, de statuten, notulen van (aandeelhouders-)vergaderingen, verzekeringspolissen, lening- en huurovereenkomsten, leasecontracten, jaarrekeningen, publicatiegegevens, belastingaangiften, subsidietoekenningen, organisatiebeschrijvingen.

Elk organisatieonderhoud wordt begeleid door bijvoorbeeld het administratie- en accountantskantoor, de huisadvocaat, de bank, de notaris, en de verzekeringsadviseur. Deze relaties gebruiken voortdurend gegevens (documenten) uit dossiers van uw organisatie. De documenten of kopieën daarvan worden vaak op meerdere plaatsen opgeslagen, zowel binnen uw organisatie als bij bovengenoemde partijen. In de dagelijkse praktijk is het regelmatig niet duidelijk of men over alle en de juiste (actuele) documenten beschikt. De beschikbaarheid en actualiteit zijn niet goed geregeld.


Een voorbeeld:
Voor een verantwoorde uitvoering van de controle of het samenstellen van de jaarrekening is het uiterst noodzakelijk dat de accountant op de hoogte is van alle belangrijke stukken. Veel documenten worden origineel of in kopie afgegeven aan de accountant, die deze dan opslaat in een eigen papieren dossier. Dat dossier wordt “permanent dossier” genoemd en kent een door de beroepsvereniging voorgeschreven indeling. De organisatie weet echter vaak niet precies welke stukken in bezit zijn bij de accountant en de accountant is niet zeker of hij wel beschikt over alle stukken. Daarnaast zijn de dossierstukken van tijd tot tijd nodig voor informatie aan de assurantieadviseur, de advocaat, de notaris of de accountmanager van de bank.

Kortom: vele actoren dienen over noodzakelijke dossiers te beschikken maar in de praktijk is de beschikbaarheid en communicatie van deze dossiers niet efficient. Het zou ideaal zijn als alle officiële stukken slechts op één centrale plaats zouden zijn opgeslagen. Eén plaats waar iedere belanghebbende, mits geautoriseerd, op ieder gewenst moment bij kan.

Met DigiRecord heeft u dé oplossing
Op basis van moderne communicatie- en beveiligingstechnieken is door Pro Management een digitaal dossier ontwikkeld dat 24 uur per dag en 7 dagen per week ter beschikking staat ten behoeve van iedere belanghebbende.

Mits geautoriseerd, kunnen alle betrokken partijen de dossiers benaderen en de documenten raadplegen of bewerken. Zij beschikken dan steeds over dezelfde actuele gegevens op ieder gewenst moment. U hoeft zich nooit meer af te vragen waar belangrijke dossiers zich bevinden en de communicatie van de dossiers wordt sterk verbeterd. Bij iedere wijziging worden de betrokkenen automatisch per e-mail op de hoogte gebracht middels een bericht waarin is vermeld in welk dossieronderdeel een mutatie heeft plaatsgevonden. Bij wisseling van bijvoorbeeld de accountant of huisadvocaat kan het dossier eenvoudig in zijn geheel digitaal worden overgedragen aan de opvolger. Dat laatste is louter een kwestie van autoriseren.

DigiRecord: een zaak van samen delen