De fungerende accountant dient op de hoogte te zijn van vele stukken. Denk hierbij aan de oprichtingsakte, de statuten, notulen van aandeelhoudersvergaderingen, verzekeringspolissen, lening- en huurovereenkomsten, leasecontracten, belastingnummers, jaarrekeningen, publicatiegegevens, belastingaangiften en ga zo maar door.

De accountant dient deze documenten op ieder gewenst moment te kunnen raadplegen. De stukken zijn namelijk nodig voor een verantwoorde uitvoering van de controle en zijn noodzakelijk bij het samenstellen van de jaarrekening. De relatie van het administratie- en accountantskantoor dient uiteraard ook continue over deze stukken te beschikken.

Veel documenten worden origineel of in kopie afgegeven aan de accountant, die deze dan opslaat in een dossier. Dat dossier wordt “permanent dossier” genoemd en kent een door de beroepsvereniging voorgeschreven indeling. In de dagelijkse praktijk zijn documenten nu nog vaak op meerdere plaatsen opgeslagen. De bereikbaarheid is niet goed geregeld en het is regelmatig niet duidelijk of men ook de juiste (actuele) documenten gebruikt.

De accountant is niet zeker of hij beschikt over alle noodzakelijke stukken en het komt voor dat de klant van het kantoor na verloop van tijd niet meer over de originele stukken beschikt. Daarbij is het niet duidelijk of de accountant deze in bewaring heeft.

Kortom: een complete verzameling van uiterst belangrijke documenten is zelden aanwezig.

De oplossing is DigiRecord

Op basis van moderne communicatie- en beveiligingstechnieken is door Pro Management een digitaal dossier ontwikkeld dat 24 uur per dag en 7 dagen per week ter beschikking staat ten behoeve van zowel de accountant als zijn of haar relatie(s). Mits geautoriseerd, kunnen zowel de accountant als de verantwoordelijken bij de relatie het dossier benaderen en bijvoorbeeld stukken toevoegen. Beiden beschikken dan over dezelfde gegevens op ieder gewenst moment.

In DigiRecord worden centraal de dossierstukken digitaal opgeslagen voor alle relaties van het accountant- en/of administratiekantoor. Iedere relatie kan inzage krijgen in de dossiers vanaf welke werkplek dan ook. De documenten zijn direct oproepbaar en kunnen overal vandaan worden gedownload.
In onderling overleg kan worden bepaald wie bescheiden mag toevoegen of wijzigen. Uniek is dat bij iedere wijziging de betrokkenen automatisch per e-mail een bericht ontvangen waarin is vermeld in welk dossieronderdeel een mutatie heeft plaatsgevonden.

Deze tool zorgt ervoor dat een permanent dossier steeds up-to-date is. Bij wisseling van accountant kan het dossier eenvoudig worden overgedragen aan de opvolgende accountant.

DigiRecord: een zaak van samen delen