Zodra een advocaat een verzoek van een relatie ontvangt om hem of haar te begeleiden in een zaak, wordt een fysiek dossier aangelegd volgens een bepaalde, door het advocatenkantoor ontwikkelde, indeling. In dit dossier worden alle processtukken opgeslagen, alsmede alle verzamelde documenten van de relatie en de briefwisselingen met zowel de relatie als de advocaat van de tegenpartij. Omdat een proces vaak jarenlang onderhanden is, is het fysieke archief op een advocatenkantoor erg omvangrijk. Het archiveren en regelmatig opzoeken van de dossiers neemt veel tijd in beslag. Na afloop van het proces worden de stukken veelal opgeslagen in een extern archief.

Het uitwerken van een processtuk geschiedt tegenwoordig digitaal. De verzending is echter per post!
Van iedere verhandeling worden meerdere kopieën gemaakt: voor het archief, voor verzending aan de klant, voor de advocaat van de tegenpartij, en voor de rechtbank. Naast de secretariaatskosten zijn er hoge kosten voor papierverbruik, porti, gebruik van kopieerapparatuur en archiefkosten.

Omdat de relatie vaak originele documenten verstrekt aan de advocaat, vele documenten en processtukken weer ontvangt en omdat een proces meerdere jaren duurt, is er vaak onduidelijkheid of de relatie wel over alle stukken beschikt. De relatie is niet gewend eenzelfde archiveringsmethode toe te passen als gebruikelijk op het advocatenkantoor. De communicatie en overdracht van belangrijke stukken verloopt op deze manier niet efficient en kan voor problemen zorgen.

Het zou natuurlijk ideaal zijn als zowel de advocaat als de relatie beschikken over exact dezelfde stukken, die zijn geordend op dezelfde wijze. De oplossing is een digitaal archief.

De oplossing is DigiRecord

Met behulp van DigiRecord, het digitale dossier, is het voor de advocaat mogelijk om conform een zelf gedefinieerde indeling alle correspondentie met de klant direct digitaal op te slaan. De klant ontvangt dan direct via e-mail een bericht dat er stukken zijn toegevoegd aan het dossier. De voordelen zijn dat de advocaat zeker is dat de relatie beschikt over alle stukken. De klant is direct op de hoogte gebracht. Post-, secretariaats- en koeriers- of portikosten worden direct bespaard en er is geen verzendtijd meer. Andersom kan de relatie stukken die de advocaat verlangt toevoegen aan het dossier.

Natuurlijk kan de advocaat het dossier ook beschikbaar stellen aan collega's op welke vestiging of in welk land zij zich ook mogen bevinden. Het is ook mogelijk alle gemeenschappelijke stukken van één zaak in een dossier op te slaan dat ook gebruikt wordt door de advocaat van de tegenpartij. Een dergelijk dossier kan naast het dossier van de klant worden aangemaakt.

DigiRecord: een zaak van samen delen