Elke stichting beschikt over documenten waar ieder lid van het dagelijks of algemeen bestuur recht op heeft. Dat zijn bijvoorbeeld de oprichtingsakte (statuten), de notulen van de (leden-)vergaderingen, de jaarrekeningen en begrotingen, het huishoudelijk reglement, de (algemene) correspondentie en dergelijke. Momenteel wordt het dossier beheerd door de secretaris en worden de overige bestuursleden op de hoogte gehouden via e-mail of per post. Er is een onzekerheid of alle bestuursleden wel beschikken over alle documenten en of het dossier wel volledig is. Het beschikbaar stellen via bijvoorbeeld een site op internet is een groot risico, omdat iedereen dan de stukken zou kunnen inzien.

Het zou natuurlijk ideaal zijn om één gemeenschappelijk dossier te hebben dat altijd actueel kan worden gehouden en dat op elk gewenst moment geraadpleegd kan worden.

De oplossing is DigiRecord

Met behulp van DigiRecord, het digitale dossier, is het mogelijk om door middel van een zelf gedefinieerde indeling alle documenten en van belang zijnde correspondentie ter beschikking te stellen aan de overige bestuursleden. Er is zekerheid dat het dossier compleet is en blijft en er behoeven geen kopieën meer te worden verzonden. Zodra een nieuw document wordt geplaatst of een oproep wordt geplaatst, ontvangen alle leden automatisch een e-mail waarin de mutatie is aangekondigd. Het bestuur is zeker dat iedereen goed en volledig is geïnformeerd.

Het bestuur kan op deze wijze veel tijd en kosten besparen en op een hoger niveau de belangen behartigen. Omdat iedereen over exact dezelfde stukken beschikt, zal ook de communicatie sterk verbeterd worden. Het dossier is uitsluitend toegankelijk voor de leden, die als dossiergerechtigde zijn aangemaakt. Meldt een bestuurslid zich af, dan kan het dossier voor dat lid worden gesloten. DigiRecord is uitsluitend voor de besloten kring van de leden en volkomen beveiligd.

DigiRecord: een zaak van samen delen