I.v.m. AVG-eisen waren we op zoek naar een veilig online dossierportaal waartoe zowel de klant als In Balans Administratie & Advies toegang heeft. Omdat we al met PM Record werkten was Digirecord.nl een logische stap. We zijn zeer tevreden en ervaren het gebruik van DigiRecord.nl als zeer prettig en betrouwbaar. Ook het werken en delen van de dossiers werkt zeer intuïtief, wij maken een gebruiker aan en koppelen die aan de administratie. DigiRecord hebben we ingericht met jaardossiers. Per jaar zetten we daar bijvoorbeeld de jaarrekening in en de aangifte inkomstenbelasting. Deze aangifte laten wij goedkeuren door de klant d.m.v. een werkstroom. Verder hebben wij ook een map "permanent" met daarin belangrijke stukken, zoals een uittreksel KvK, offerte, leveringsvoorwaarden, kopie ID etc. Ook gebruiken wij het voor de BTW en de loonadministratie. De waardering van de klanten van het gebruik van het online dossier is positief. We merken wel dat sommige klanten het lastig vinden dat ze iedere keer in moeten loggen, die mailen toch liever. Terwijl andere klanten er weer heel blij mee zijn. DigiRecord.nl is dus een aanrader!

Wij gebruiken Digirecord.nl sinds vele jaren en zijn zeer te spreken over alle functionaliteit van deze online dossier-toepassing! Wij registreren de documenten vanuit PM Record en hangen dan gelijktijdig een digitale goedkeuringswerkstroom voor onze cliënten aan het document. Online dossieropslag heeft onze nadrukkelijke voorkeur zodat onze cliënten en wij 24/7 de beschikking hebben over de documenten All Over the World. Sinds de recente update is het product functioneel sterk verbeterd en heeft het een moderne ‘look and feel’ gekregen waarmee wij als professioneel administratiekantoor graag voor de dag komen. Cliënten moeten wel wennen aan de extra veiligheid, het gebruik van de 2-factor authenticatie, die ingebouwd is maar weten inmiddels dat ze alle aangiften, jaarrekeningen e.d. via Digirecord.nl moeten goedkeuren. Het uploaden van documenten naar Digirecord.nl zou wat mij betreft nog meer door cliënten mogen worden gebruikt. In het kader van AVG raden wij iedere financial het gebruik van DigiRecord.nl aan, het past niet meer om vertrouwelijke informatie uit te wisselen per e-mail.

Alle documenten en bestanden, die wij uitwisselen met klanten, plaatsen wij rechtstreeks in de diverse dossiers van een relatie in DigiRecord. Dat kan direct vanuit de MS-Office applicaties. Zo hebben wij verzekerd dat de medewerkers geen eigen dossiers van een relatie onderhouden in bijvoorbeeld eigen Outlook-dossiers of WeTransfer.
Alles centraal opgeslagen en als management bepalen wij wie er toegang heeft tot de dossiers. Ook onze klanten hebben de beschikking over hun eigen gegevens. Middels het koppelen van werkstromen bewaken wij de tijdige verwerking van de uit te voeren taken, zoals bijvoorbeeld de fiattering van de aangifte omzetbelasting.

Als freelance regisseur/journalist weet je nooit precies wat je volgende klus gaat worden. Die spanning houdt mijn creativiteit scherp en ik heb leren leven met die onzekerheid in mijn leven. Daarom is het juist fijn dat er wel een zekerheid is in mijn financiële administratie door DigiRecord. Heel makkelijk vul ik mijn inkomsten en uitgaven online in en hoef aan het eind van het kwartaal alleen maar te betalen. Heel fijn om 24/7 bij mijn dossier te kunnen met ID en verzekeringspapieren. Dat geeft mij een stuk zekerheid.

Ik heb altijd de beschikking over mijn gegevens. Mijn salarisstroken, verzekeringspolissen, hypotheekgegevens, WOZ-waarde, ID's, aangiften inkomstenbelasting en arbeids- en pensioenovereenkomsten staan alle in DigiRecord. Ik ben nooit meer wat kwijt en kan altijd, waar ik ook ben, bij mijn stukken. Ik werk namelijk vooral veel op externe locaties. DigiRecord werkt prettig op mijn tablet. Wanneer ik bijvoorbeeld mijn aangifte moet goedkeuren, dan zie ik die taak in het dashboard en kan ik gelijk ondertekenen. Ik vind het een heel mooie oplossing.

DigiRecord is een meer dan uitstekende en zeer veilige manier om bijvoorbeeld salarisspecificaties aan medewerkers beschikbaar te stellen. Op het moment dat de salarisspecificaties worden geplaatst in DigiRecord, krijgen de medewerkers automatisch een bericht dat de nieuwe salarisspecificatie voor hun beschikbaar is. Daarnaast is DigiRecord uitermate geschikt om eveneens op een veilige wijze, periodieke mutaties heen en weer te sturen. Ordners met papieren arbeidsovereenkomsten, ID-bewijzen, loonbelastingverklaringen, notulen van functioneringsgesprekken en alle andere benodigde documenten zijn overbodig. Dat is niet alleen kosten- en ruimtebesparend, maar ook veel efficiënter en veiliger. Wanneer deze stukken online in DigiRecord worden opgeslagen zijn ze direct vanaf iedere plek 24/7 oproepbaar, vanzelfsprekend uitsluitend door de personen die daartoe gemachtigd zijn. Voordeel, een medewerker heeft hierdoor volledig inzicht in zijn eigen personeelsdossier. Geheel conform de AVG-wetgeving.

DigiRecord werkt kinderlijk eenvoudig, ik geef mijn belastingadviseur toegang tot het digitale dossier van mijn bedrijf waardoor het onveilig verzenden van documenten per e-mail verleden tijd is. Daarnaast gebruik ik het dossier van Yourfile om privé veilig mijn documenten te beheren. Eenvoudig vanuit hetzelfde portaal.