Online dossiers

onbeperkt aantal gebruikers

Document Management System (DMS) inclusief werkstromen en voortgangsbewaking

Multi factor beveiliging

Goed beveiligd middels het gebruik van  separate authenticatieservers en Multi Factor Authenticatie (MFA).

Flexibele opslag

Alle document- en bestandstypes zijn toegestaan. Het aantal GB’s is naar wens uit te breiden.

Geïntegreerde werkstromen

Creëer werkstromen en deel taken uit. Met signaleringen en het automatisch verzenden van herinneringen wordt de voortgang bewaakt.

Alle talen

Standaard in het Nederlands of Engels. Optioneel zijn ook andere talen mogelijk.

Direct Scannen

Uploaden vanaf een smartphone gaat snel, veilig en encrypted. Multi upload is standaard aanwezig.

AVG proof

De wettelijke regels omtrent AVG zijn in acht genomen. De servers, die gebruikt worden staan opgesteld binnen Europa.

Bepaal zelf de indeling van de dossiers
Definieer werkstromen en taken
Bewaak de voortgang via het dashboard

Meer dan compleet!

Altijd veilig, snel en betrouwbaar werken met DigiRecord. De belangrijkste eigenschappen van DigiRecord zijn:

Bij het inloggen wordt automatisch een externe authenticatieserver aangeroepen. Pas na identificatie wordt toegang verleend tot DigiRecord.

Dit is multi-factor authenticatie (MFA).

Het oproepen van documenten en bestanden is snel door de optimale structuur, zoek- en filterfuncties.

De applicatie en de databases zijn geplaatst bij Microsoft Azure op servers binnen Europa en bieden volledige flexibiliteit, snelheid en veiligheid.

Door middel van responsive design werkt onze applicatie vlekkeloos op elk apparaat

DigiRecord werkt altijd vanuit de meest beveiligde situatie. Het slotje in het adresbalk is één van onze beveiligingen die de documenten afschermen van onbevoegden.

Plaats de DigiRecord-link op de eigen website en biedt uw relaties een eigen dossiersysteem.

Koppelingen met oplossingen van andere leveranciers aan DigiRecord is mogelijk via API’s. Denk aan de koppeling met uw CRM-systeem.

Encryptie zorgt ervoor dat bestanden onleesbaar verstuurd worden. Hackers kunnen niets met de data en alles komt veilig aan in elk dossier.

Foto’s en scans van ieder mobiel apparaat worden versleuteld verzonden naar DigiRecord. Er wordt geen kopie opgeslagen op het apparaat zelf.

Werk altijd met de laatste versie van de officiële documenten. DigiRecord zorgt automatisch voor versiebeheer.

Met de optie verbergen blijft het dossier in tact. De verborgen documenten kunnen altijd teruggeroepen worden.

Haal hele mappen tegelijk vanaf de computer naar DigiRecord. Dit kan zeer gemakkelijk en snel via het multi-upload protocol.

Sleep bestanden van de computer rechtstreeks in het gewenste dossier. 

Alle bestandstypes worden geaccepteerd. Van PDF documenten tot foto’s en Excelbestanden.

DigiRecord is een ideaal DMS-systeem. Overal 24/7 bereikbaar voor uitsluitend die gebruikers, die aan een dossier gekoppeld zijn. Gebruikers kunnen direct worden ontkoppeld.

Optioneel is de koppeling met MS-Office. Dan kunnen e-mailberichten en bestanden rechtstreeks worden opgeslagen.

Koppel en ontkoppel gebruikers aan dossiers. Creëer een beveiligde communicatiestroom voor alle documenten.

Flexibele mappenstructuur. Naast de meegeleverde dossiersjablonen, kan een eigen dossierindeling worden aangemaakt door de dossierbeheerder.

Naast de meegeleverde werkstromen kunnen eigen werkstromen worden opgezet. Het aantal taken is onbeperkt.

Taken dienen tijdig te worden uitgevoerd. Men kan deadlines stellen. Wanneer deze zijn verlopen wordt een herinnering verstuurd.

Ook kunnen signaleringen automatisch worden verzonden.

Deadlines worden vaak streefdata. Om de voortgang te bewaken, kan worden ingesteld dat automatisch signaleringen worden verzonden. 

Iedere betrokkene bij een dossier beschikt over precies dezelfde informatie. 

Leg per dossier de gebruikers vast
Met één klik gebruikers (ont-)koppelen

Online demo?

Koppel met externe partijen (optioneel)
Upload vanaf smartphone, laptop of tablet

Lees hier  wat anderen vinden

Meest actuele bestanden direct zichtbaar
Automatische notificaties bij het uploaden

Voor altijd veilig documenten delen?

Werkstromen creëren

Standaard in DigiRecord: onbeperkt  gebruik maken van werkstromen, taken, fiatteringen, signaleringen en herinneringen.

Werkstromen

Naast de meegeleverde werkstroom-sjablonen, kunnen eigen werkstromen worden aangemaakt die volledig aansluiten op de procesinfrastructuur. Het aantal taken is onbeperkt.

Taken

Bepaal wie welke taken wanneer en in welke volgorde moet uitvoeren. Zodra een taak moet worden uitgevoerd, dan ontvangt de betreffende gebruiker automatisch een notificatie.

Herinneringen

Is een taak niet tijdig uitgevoerd, dan wordt een herinnering verzonden via e-mail. De verantwoordelijke kan direct inloggen en de taak goed- of afkeuren al dan niet met een toelichting.

Nadere informatie gewenst?

Dan verzoeken wij uw e-mailadres of telefoonnumer op te geven. Wij nemen binnen 24 uur contact met u op.

Waardering:
4.5/5
Peter---administrateur-controller-236cc984[1]

Alle documenten en bestanden, die wij uitwisselen met klanten, plaatsen wij rechtstreeks in de diverse dossiers van een relatie in DigiRecord. Dat kan direct vanuit de MS-Office applicaties. Zo hebben wij verzekerd dat de medewerkers geen eigen dossiers van een relatie onderhouden in bijvoorbeeld eigen outlook-dossiers of WeTransfer.
Alles centraal opgeslagen en als management bepalen wij wie er toegang heeft tot de dossiers. Ook onze klanten hebben de beschikking over hun eigen gegevens. Middels het koppelen van werkstromen bewaken wij de tijdige verwerking van de uit te taken, zoals bijvoorbeeld de fiattering van de aangifte omzetbelasting.

Peter Sanders
Manager administratiekantoor
0[2]

Als freelance regisseur/journalist weet je nooit precies wat je volgende klus gaat worden. Die spanning houdt mijn creativiteit scherp en heb leren leven met die onzekerheid in mijn leven. Daarom is het juist fijn dat er wel een zekerheid is in mijn financiële administratie door DigiRecord. Heel makkelijk vul ik mijn inkomsten en uitgaven online in en hoef aan het eind van het kwartaal alleen maar te betalen. Heel fijn om 24/7 bij mijn dossier te kunnen met ID en verzekeringspapieren. Dat geeft mij een stuk zekerheid.

Tenny Tenzer
zzp'er
0[8]

Ik heb altijd de beschikking over mijn gegevens. Mijn salarisstroken, verzekeringspolissen, hypotheekgegevens, WOZ-waarde, ID's, aangiften inkomstenbelasting en arbeids- en pensioenovereenkomsten staan alle in DigiRecord. Ik ben nooit meer wat kwijt en kan altijd, waar ik ook ben, bij mijn stukken. Ik werk namelijk vooral veel op externe locaties. DigiRecord werkt prettig op mijn tablet. Wanneer ik bijvoorbeeld mijn aangifte moet goedkeuren, dan zie ik die taak in het dashboard en kan ik gelijk ondertekenen. Ik vind het een heel mooie oplossing.

Elze Schaap
Eigenaresse van Tante Toos Suikerloos