Het betreft slechts één dossier waar alle leden toegang toe hebben. Bijvoorbeeld voor de raadpleging van de notulen van de ledenvergaderingen, de jaarstukken, het huishoudelijk reglement en de statuten. Ook plaatsen wij daar voortaan de nieuwe stukken in. Dat is om meerdere redenen:

• Een veilige communicatie. E-mail is niet veilig en niet AVG-proof. Een lid kan uitsluitend toegang krijgen via een apart portaal met multi factor beveiliging;

• Een betere beheersing van de stukken. Door alle stukken van alle jaren in één dossier op te slaan, is alles compleet en zijn alle actieve leden volledig geïnformeerd;

• Zekerheid dat iedereen weet dat er slechts één centrale plek is en dat iedereen beschikt over precies dezelfde actuele gegevens;

• Bij het plaatsen van een stuk krijgt iedereen automatisch een notificatie en is dan op de hoogte, mits een werkstroom wordt gebruikt;

• De leden hebben nu een eigen verantwoordelijkheid. Bij wijziging van adres moeten zij ons informeren, wanneer zij up to date willen blijven. Wij beschikken dan steeds over de actuele adressen. Dat is ook belangrijk voor de inning van de contributie;

• Het grote voordeel is ook dat een nieuw lid direct volledig is geïnformeerd inzake de stukken waar de andere leden ook over beschikken. Wanneer een lid opzegt, dan wordt deze direct gedeactiveerd;

• De leden krijgen altijd dezelfde rol met gelijke mogelijkheden;

• En last but not least: de stukken blijven altijd compleet en gemakkelijk overdraagbaar.

Het is gewoon een moderne en veilige methode van communicatie en vooral ook makkelijker voor het bestuur.

Zo is er ook een apart bestuursdossier. Ook bij wisseling van een bestuurslid, is toegang verlenen vele malen eenvoudiger dan stukken kopiëren en toezenden via het absoluut onveilige e-mailverkeer of vele papieren dossiers overdragen. Met één druk op de knop is de nieuwe bestuurder op zeker volledig geïnformeerd.

Het delen van dossiers via internet heeft vooral de laatste jaren een enorme vlucht genomen. In 2003 startten de eerste accountants en administratiekantoren met het gebruik van het klantportaal DigiRecord.nl. Dankzij de eenduidige werkmethoden, waarbij de documenten op een veilige manier worden beheerd, voldoet een kantoor aan de eisen van de AVG, benadrukt Kees Schaap, directeur van Pro Management Software.

Door: Hans Pieters

De traditionele werkwijze van administratiekantoren heeft zijn langste tijd gehad. “Het kost tijd en leidt tot vertragingen. Bovendien zijn er risico’s aan verbonden,” stelt Kees  Schaap.  Want in hoeverre is het kantoor zeker dat zij beschikt over alle (actuele) stukken? Of wordt alles wel naar behoren overgedragen? “Met de introductie van het online dossier en de verdere digitalisering is gewaarborgd dat zowel de ondernemer als het kantoor altijd direct beschikten over de laatste versies. Beide gebruiken immers slechts één dossier voor deze stukken.”

Uitvragen

Sinds de introductie van DigiRecord.nl zijn voor steeds meer processen online digitale dossiers in gebruik genomen, blikt Schaap terug. “Denk aan het uit- vragen van overzichten en specificaties bij de jaarafsluiting, personeelsdossiers, fiscale dossiers, dossiers voor financieringsaanvragen, centrale dossiers voor verenigingen en stichtingen. En gedurende de laatste jaren ook voor de SBR- berichtstromen.”

Het opslaan van een document in het dossier is vaak de eerste actie van een proces. “Meestal wordt verlangd dat andere betrokkenen bij het betreffende dossier een (of meer) actie(s) ondernemen. Denk aan de goedkeuring van een aangifte of jaarrekening, voordat de aangifte kan worden verzonden of de jaarrekening goedgekeurd.” Deze acties worden  taken van de werkstroom genoemd. “Is een taak afgehandeld, dan wordt automatisch een bericht verzonden aan diegene die de op- volgende taak moet uitvoeren.” En wordt een taak niet tijdig genoeg uitgevoerd, dan wordt automatisch een herinnering verstuurd, net zo lang totdat de taak is uitgevoerd. Kees Schaap: “De eigenaar van het document behoudt daarbij continu het overzicht en bewaakt zo de voortgang.”

Beheersing

Het gebruik van online dossiers levert naast efficiency een goede  beheersing op. Dit is met de nieuwe AVG-wetgeving steeds belangrijker, benadrukt Schaap. Met het klantportaal van DigiRecord.nl wordt bewaakt dat de dossiers volledig zijn. “Bij het gebruik van online dossiers worden toegangsrechten aan individuele personen toegekend. De kantooreigenaren bepalen de werkmethoden. Het kantoor is niet meer afhankelijk van punctualiteit en de netheid van werken van de individuele medewerker. De dossiers zijn altijd actueel en allemaal op dezelfde manier ingericht. Ook blijven alle stuk- ken bewaard op een centrale plaats en zijn de dossiers overal en altijd direct beschikbaar.” Een klantportaal biedt kortom zekerheid en maakt een goede beheersing van de documentstromen mogelijk voor alle belanghebbenden.

Daarnaast kan beter worden voldaan aan bijvoorbeeld de eisen van de AVG.

Steeds meer zzp’ers maken gebruik van de online dossiers van DIGIRecord.nl.
Steeds meer intermediairs kiezen voor het online ter beschikking stellen van een dossier aan hun klanten. Zeker ook de zzp’er heeft er veel gemak van.

Het uploaden van de in- en verkoopfacturen, bonnetjes en contracten is een fluitje van een cent. Aan het einde van een werkdag of tussendoor kunnen deze stukken overal vandaan in het online dossier worden geplaatst en is dat deel van de administratie klaar. De intermediair beschikt direct over de stukken en kan de administratie bijwerken.
Omdat de zzp’er vaak onderweg is, is het moeilijk hen tijdens de werkuren te storen. Wanneer bijvoorbeeld de aangifte omzetbelasting door de intermediair is opgesteld, moet deze beoordeeld worden door de zzp’er. Indien de aangifte in het dossier wordt gezet en er wordt een werkstroom aan gekoppeld, dan ontvangt de zzp’er direct een bericht en kan deze de aangifte goedkeuren wanneer en waar het hem uitkomt. Die goedkeuring wordt weer automatisch toegezonden aan de intermediair.
Iedere zzp’er beschikt over een telefoon of tablet en heeft dus altijd alle administratiestukken bij de hand. En dat is ideaal.

Steeds meer kantoren gebruiken DIGIRecord om onderdelen van de jaar- en permanente dossiers en personeelsdossiers via internet te delen met hun klanten.

Zeker nu de koppeling met DIGIRecord is opgenomen in PM-Record File, besluit men om documenten -die ook belangrijk zijn voor de klanten- direct te plaatsen in DIGIRecord.
U kunt dan denken aan de oprichtingsakten, de polissen van verzekeringen, de pensioenstukken en natuurlijk de jaarrekeningen en aangiften.

Dit zijn slechts voorbeelden, want u kunt natuurlijk alle documenten digitaal delen. Zo wordt DIGIRecord ook gebruikt voor de personeelsdossiers van de klanten. Daarin worden dan per personeelslid maandelijks de loonstroken geplaatst en zijn bijvoorbeeld de arbeidscontracten, identiteitsbewijzen, pensioengegevens, jaaropgaven, diploma’s en evaluatieverslagen opgenomen. Er is dan slechts één digitaal dossier per persoon, waarover zowel de klant beschikt als het administratie- of accountantskantoor en de betreffende medewerker. Het is dan bijna onmogelijk dat stukken ‘onderweg” zijn en dus gemist worden.

Veiliger dan e-mail

Het plaatsen van documenten in DIGIRecord is veilig en betrouwbaar. Het is vanwege de vertrouwelijke aard van de stukken ondenkbaar dat bijvoorbeeld loonstroken, jaarrekeningen en aangiften aan de klant worden gezonden via MS-Outlook of MS-Exchange. Via die laatste wegen bestaat er immers een grote kans dat gegevens worden ingezien door derden of dat medewerkers van de klant zich toegang verschaffen tot die e-mail, waardoor zij gemakkelijk inzage hebben in die stukken. Via DIGIRecord is dat uitgesloten.

Snel verdiend

De kantoren berekenen gemiddeld € 3,- per dossier per maand door aan de klanten, terwijl de kostprijs circa € 1,- of lager is (afhankelijk van het aantal dossiers). Bij 100 klanten is dus al snel een voordeel te behalen van circa € 200,- per maand. Daarnaast zijn er grote besparingen door te voeren op het secretariaat. Zo behoeft geen kastruimte meer ter beschikking te worden gesteld, worden er geen ordners en inhoud gekocht en wordt geen tijd meer besteed aan het perforeren en opbergen van de stukken. De kostenbesparing loopt per jaar op tot duizenden euro’s!

Gebruikerstips

Tip 1:	gebruik een pdf-writer om digitaal uw aantekeningen op de gescande documenten te maken, bijvoorbeeld een nummer of verwerking. Voor slechts enkele tientjes beschikt u hierover.
Tip 2:	schaf per computer een tweede monitor aan of een groot beeldscherm van circa 22”. U kunt op deze manier op het ene scherm de digitale documenten oproepen en op het andere scherm bijvoorbeeld uw boekhoudpakket of Excelsheet bewerken.

De problemen waarmee de EU de komende decennia te kampen krijgt, zoals achterblijvende concurrentiekracht van de economie of personeelstekort in de zorg, kunnen alleen worden aangepakt met digitale oplossingen.

Europees Commissaris Neelie Kroes (Digitale Agenda) heeft dat dinsdag gezegd tijdens een internationaal congres over informatietechnologie in Amsterdam.
De economische crisis heeft volgens Kroes “jaren van economische en sociale vooruitgang weggevaagd”. De structurele zwakheden van de Europese economie zijn hierdoor blootgelegd. Zonder investeringen in de ict-sector dreigt Europa economisch achter te blijven.

Kroes wees erop dat de EU op dit vlak al achterloopt op andere grote economische machten, zoals de Verenigde Staten. Ook elders staan landen klaar om ons voorbij te streven. “Dit zal niet veranderen zolang onze breedbandverbindingen honderd keer trager zijn dan die in sommige Aziatische landen”, aldus Kroes, die zichzelf betitelde als ‘eurocommissaris van groei’.

De Nederlandse eurocommissaris presenteerde vorige week haar programma voor de komende jaren. Ze wil dat in 2020 iedereen in de EU kan beschikken over snel internet. Ook wil ze dat de 150 miljoen “digitale maagden” die de EU nu nog telt, actief worden op internet.

Dat laatste is niet alleen economisch van belang, het haalt ouderen ook uit hun isolement en zorgt ervoor dat mensen met een zwakke gezondheid langer zelfstandig kunnen blijven wonen. De benodigde investeringen moeten grotendeels van de lidstaten en bedrijven komen. Maar als Europees Commissaris kan Kroes partijen bij elkaar brengen, coördineren, nieuw onderzoek bevorderen en juridische obstakels uit de weg ruimen.

Ook financieel kan ze bijdragen via EU-subsidiefondsen en onderzoeksbudgetten. De verspreiding van het internet wordt volgens sommige vergeleken met de manier waarop spoorwegen en elektriciteitsnetwerken ons leven in de afgelopen anderhalve eeuw hebben veranderd, aldus Kroes in Amsterdam. “Wat ze er niet bij zeggen is dat we in 10 jaar hetzelfde met internet moeten bereiken als waarover we 150 jaar hebben gedaan met de andere netwerken.”

Werkgevers kunnen voortaan aan werknemers de loonopgaven en de verplichte informatie rond de arbeidsovereenkomst digitaal verstrekken.

De maatregel is een onderdeel van het wetsvoorstel Wijziging van het Burgerlijk Wetboek en enkele andere wetten in verband met lastenverlichting voor burgers en bedrijfsleven (kamerstuknummer 32038) dat op 18 mei 2010 door de Eerste Kamer als hamerstuk is afgedaan.

De Europese Raad heeft ingestemd met de plannen van eurocommissaris Neelie Kroes. Met de zogenoemde Digitale Agenda wil zij de Europese samenwerking bevorderen om een duurzame, innovatieve kenniseconomie te ontwikkelen met werk voor velen en een sterke samenhang tussen de diverse lidstaten.

De PvdA vindt de plannen onvoldoende concreet. 

De voorstellen van Kroes dragen volgens de Raad bij aan het welzijn van de Europeanen. Zo verbetert de inzet van automatisering en digitale technologie de gezondheidszorg, de verkeersveiligheid, de mogelijkheden van de media en de toegang tot goederen en diensten. Ook draagt de digitale agenda bij aan de Europese doelstelling om in de komende jaren op wereldniveau een concurrerende rol te spelen.

Kernpunten uit de plannen van Kroes zijn de ontwikkeling van een gezamenlijke markt voor breedbandinternet en softwaretoepassingen, verbetering van de beveiliging tegen webdreigingen, de inzet van digitale technologie in het onderwijs en achtergestelde groepen en stimulering van onderzoek en ontwikkeling van ict. In hoofdlijnen komen de plannen overeen met de Verklaring van Amsterdam, die eind mei 2010 werd afgesproken tijdens het World Congress on Information Technology (WCIT) in Amsterdam.

WEINIG CONCREET

Europarlementariër Judith Merkies (PvdA) vindt de voorstellen van Kroes een goed begin, maar te weinig concreet. ‘Ik lees te weinig concrete doelen met bijpassende middelen, waarin de Europese Commissie een leidende rol wil vervullen’, aldus Merkies. Ze vindt het wel goed dat Kroes erkent dat een rol voor ict is weggelegd bij de aanpak van uitdagingen zoals de vergrijzing en klimaatverandering.

De Europese Raad bestaat uit de regeringsleiders van de 27 EU-lidstaten, de Spaanse voorzitter José Luis Rodríguez Zapatero en de voorzitter van de Europese Commissie José Manuel Barroso.

DIGIRecord.nl is nu uitgebreid met nieuwe functionaliteit

• documenten voorzien van werkstromen;
• werkstroomsjablonen;
• digitale handtekening;
• elektronisch accorderen;
• managementrapportages van werkstromen;
• automatische alerts;
• verbeterde zoek- en filterfuncties;
• extra beveiliging met pincode;
• elektronische accordering bij verzending van aangiften in SBR/XBRL;
• eigen online cliëntenportaal op uw website.

Deze uitbreiding van functionaliteit maakt standaard onderdeel uit van DIGIRecord.nl en staat automatisch ter beschikking van de gebruikers. Voor de digitale handtekening of verzending van documenten worden geen extra kosten in rekening gebracht.

Door het elektronisch accorderen in combinatie met een digitale handtekening wordt een formeel akkoord gegeven, waardoor de beroepsaansprakelijkheid wordt ingeperkt. Werkstromen worden volledig online afgehandeld. Automatisch wordt bewaakt dat documenten tijdig worden behandeld en afgewerkt. Voorbeelden van werkstromen zijn o.a. accordering door klanten van fiscale aangiften (BTW, loonheffing, Vpb, IB), ontslag- en ziekmeldingsprocedures, subsidieaanvragen, jaarrekeningen, publicatiestukken, notulen of welke werkstroom u maar wenst.

Per dossier en per werkstroom wordt aangegeven wie welke taak moet verrichten en binnen welk tijdspad dat moet gebeuren. U kunt het aantal stappen zelf bepalen.

Met de werkstroomoplossingen in DIGIRecord.nl verschaft u uw cliënten meer zekerheid dat documenten efficiënt en tijdig worden afgehandeld.

Werkstromen toekennen

Diverse werkstroomsjablonen zijn standaard in de software opgenomen. Tevens kunt u nieuwe werkstromen en taken definiëren, zo veel als gewenst. Vervolgens kunt u per soort werkstroom aangeven welke dossiergebruikers bij de diverse stappen hun goedkeuring dienen te geven.

Bij het plaatsen van een document, bestand of bericht, is het mogelijk een door u gekozen werkstroom toe te voegen. Automatisch worden de gekoppelde personen via een e-mailbericht geïnformeerd dat er een taak is toegekend. Men kan direct vanuit dit bericht DIGIRecord.nl opstarten. Na inloggen verschijnt de taak en kan men het document raadplegen en goed- of afkeuren, waarna de volgende taak automatisch zal worden geactiveerd. De beheerder van de werkstroom wordt continu geïnformeerd.

In één oogopslag kan men zien of een werkstroom nog onder handen, goedgekeurd of afgekeurd is. Wanneer een werkstroom is afgekeurd, kan een nieuwe werkstroom aan het betreffende document worden toegekend. In de werkstroomhistorie wordt een logboek bijgehouden van alle stappen.

Per taak kan worden aangeven of de verantwoordelijke vooraf of achteraf eraan zal worden herinnerd welke taken nog uitgevoerd dienen te worden. De werkstroombeheerder geeft zelf de intervallen aan en de gebruikers worden automatisch via e-mail tijdig op de hoogte gebracht.

Digitale handtekening

DIGIRecord.nl is een systeem waarbij vooraf geen machtigingen of digitale handtekeningcertificaten behoeven te worden opgevraagd. Dat scheelt kosten en tijd.

De digitale handtekening is opgebouwd uit een combinatie van het e-mailadres van de gebruiker, het digitale kenmerk van het document en de toegangscode tot DIGIRecord.nl.

Voor extra veiligheid, kan per gebruiker een pincode worden geactiveerd en automatisch worden toegezonden. Deze combinatie achten wij voldoende om deze aan te merken als digitale handtekening.

Managementoverzichten

Wanneer taken zijn toegekend aan een gebruiker, zal DIGIRecord.nl openen met het takendashboard. Van hieruit kunnen de openstaande taken direct in behandeling worden genomen en de bijbehorende documenten worden geraadpleegd.

De eigenaar van de werkstromen kan een overzicht opvragen van alle werkstromen die door hem of haar zijn aangemaakt. Deze kunnen eveneens gefilterd worden. Zo kan bijvoorbeeld een overzicht van alle fiatteringen voor BTW-aangiften worden opgevraagd voor een bepaald jaar of voor een bepaalde relatie.

Werkstromen blijven altijd gekoppeld aan de documenten. U kunt in de werkstroomhistorie de digitale ondertekening steeds opvragen en beoordelen.

Toepassing bij verzending SBR/XBRL-berichten (binnenkort beschikbaar)

Op het moment dat bijvoorbeeld de publicatiestukken aan de Kamer van Koophandel via XBRL worden verzonden, krijgen de intermediairs de mogelijkheid om deze eerst door de betreffende relatie digitaal te laten ondertekenen. Na het uploaden van het XBRL-bericht, wordt deze automatisch geplaatst in het juiste dossier en wordt de juiste werkstroom gestart. De relatie ontvangt een bericht en kan de stukken vervolgens goedkeuren. Daarna ontvangt de intermediair een bericht en deze kan dan zorgdragen dat het bericht verder naar DigiPoort wordt getransformeerd. Hiervoor dient wel een viewer op XBRL-berichten te worden aangeschaft.

In het belang van u en uw cliënten

Digitale formele goedkeuringen van documenten met behulp van de mogelijkheden in DIGIRecord.nl zijn onontbeerlijk voor een moderne afwikkeling van bijvoorbeeld aangiften en deponeringen van jaarrekeningen bij de Kamer van Koophandel.

Met de werkstroomoplossingen in DIGIRecord.nl verschaft u uw cliënten meer zekerheid dat documenten efficiënt en tijdig worden afgehandeld.

Steeds meer ondernemingen geven de voorkeur aan het elektronisch versturen van facturen, in plaats van de papieren factuur. 
Het afgelopen jaar is 15 procent van de Nederlandse ondernemingen overgestapt op e-facturen.

Met de grootste groei in één jaar gemeten komt de adoptie van e-factureren nu op 39%. Dat blijkt uit onderzoek van Factuurwijzer onder bijna 500 ondernemingen.

Factuurmonitor 2011

Factuurwijzer legde voor de vierde keer een vragenlijst over factureren en andere financiële innovaties voor aan grote en middelgrote ondernemingen. Daaruit werd duidelijk dat men verwacht dat in 2014 94% van de ondernemingen e-factureert:

• 39% van de ondernemingen doet nu al aan elektronisch factureren;
• Nog eens 34% verwacht binnen nu en één jaar met e-factureren aan de slag te gaan;
• 21% van de ondernemingen gaat ergens tussen 2012 en 2014 e-factureren toepassen.

Postbodevervanger of procesverbeteraar?
Uit de jaarlijkse Factuurmonitor van Factuurwijzer blijkt verder ook dat ondernemingen van verschillende grootte een ander beeld van e-factureren hebben. Freelancers en kleine bedrijven maken vooral gebruik van PDF en e-mail voor e-factureren. Een e-factuur is dan vooral een postbodevervanger, aldus 56% – 68% van de ondervraagden. (Middel)grote bedrijven en overheidsinstanties versturen en ontvangen steeds vaker elektronische facturen die kunnen worden geïmporteerd in boekhoudsoftware. 31% – 35% van de ondervraagden ervaart e-factureren in dat geval als een procesverbeteraar.
Trends

Factuurwijzer vroeg ook naar de adoptie van andere financiële innovaties als contactloos betalen (NFC), mobiel betalen, SEPA, e-mandaten, dynamic discounting en de inzet van sociale media bij betalen. Veel meer dan de helft van de middelgrote en grote bedrijven in Nederland is er niet mee bekend. En als ze er toch mee bekend zijn, dan staat het onderwerp pas voor 2014 of 2016 op hun agenda.

[Bron: FactuurWijzer via Plein+]

Staatssecretaris Frans Weekers van Financiën wil het mes zetten in de vele tientallen miljoen brieven die de Belastingdienst jaarlijks verstuurt en in de bijbehorende productieprocessen.

De Belastingdienst gaat stroomlijnen dat er niet alleen minder brieven worden verstuurd, maar ook dat burgers en bedrijven de officiële papieren beschikkingen binnen enkele jaren digitaal kunnen ontvangen.

‘De blauwe envelop wordt vervangen door een e-mail’, aldus Weekers. Dit geldt zowel voor de aangifte inkomstenbelasting en de voorlopige teruggaaf als toeslagen en belastingen voor ondernemers. De Belastingdienst verstuurt nu nog zo’n 160 miljoen brieven per jaar.

Hiervoor wordt onder andere een digitale postbus gemaakt waar burgers en bedrijven de officiële correspondentie via de computer kunnen ophalen. In de wet staat nu nog dat een papieren beschikking noodzakelijk is. Weekers wil nog dit jaar de wetgeving hier op aanpassen.

Momenteel kunnen mensen al hun toeslagzaken 24 uur per dag, 7 dagen per week on-line regelen. Wel ontvangen zij bij elke wijziging, de toekenning, stopzetting en de definitieve berekening nu nog een aparte papieren beschikking. De bedoeling is dat dit binnen enkele jaren volledig digitaal kan.

Als de Tweede Kamer met de maatregelen instemt kan de Belastingdienst samen met de eerder opgestelde interne bezuinigingsmaatregelen in de komende jaren € 380 miljoen van de door het kabinet geplande € 395 miljoen aan besparingen realiseren.

[Bron: Rijksoverheid]