DIGIRecord.nl is nu uitgebreid met nieuwe functionaliteit
- documenten voorzien van werkstromen;
- werkstroomsjablonen;
- digitale handtekening;
- elektronisch accorderen;
- managementrapportages van werkstromen;
- automatische alerts;
- verbeterde zoek- en filterfuncties;
- extra beveiliging met pincode;
- elektronische accordering bij verzending van aangiften in SBR/XBRL;
- eigen online cliëntenportaal op uw website.
Deze uitbreiding van functionaliteit maakt standaard onderdeel uit van DIGIRecord.nl en staat automatisch ter beschikking van de gebruikers. Voor de digitale handtekening of verzending van documenten worden geen extra kosten in rekening gebracht.
Door het elektronisch accorderen in combinatie met een digitale handtekening wordt een formeel akkoord gegeven, waardoor de beroepsaansprakelijkheid wordt ingeperkt. Werkstromen worden volledig online afgehandeld. Automatisch wordt bewaakt dat documenten tijdig worden behandeld en afgewerkt. Voorbeelden van werkstromen zijn o.a. accordering door klanten van fiscale aangiften (BTW, loonheffing, Vpb, IB), ontslag- en ziekmeldingsprocedures, subsidieaanvragen, jaarrekeningen, publicatiestukken, notulen of welke werkstroom u maar wenst.
Per dossier en per werkstroom wordt aangegeven wie welke taak moet verrichten en binnen welk tijdspad dat moet gebeuren. U kunt het aantal stappen zelf bepalen.
Met de werkstroomoplossingen in DIGIRecord.nl verschaft u uw cliënten meer zekerheid dat documenten efficiënt en tijdig worden afgehandeld.
Werkstromen toekennen
Diverse werkstroomsjablonen zijn standaard in de software opgenomen. Tevens kunt u nieuwe werkstromen en taken definiëren, zo veel als gewenst. Vervolgens kunt u per soort werkstroom aangeven welke dossiergebruikers bij de diverse stappen hun goedkeuring dienen te geven.
Bij het plaatsen van een document, bestand of bericht, is het mogelijk een door u gekozen werkstroom toe te voegen. Automatisch worden de gekoppelde personen via een e-mailbericht geïnformeerd dat er een taak is toegekend. Men kan direct vanuit dit bericht DIGIRecord.nl opstarten. Na inloggen verschijnt de taak en kan men het document raadplegen en goed- of afkeuren, waarna de volgende taak automatisch zal worden geactiveerd. De beheerder van de werkstroom wordt continu geïnformeerd.
In één oogopslag kan men zien of een werkstroom nog onder handen, goedgekeurd of afgekeurd is. Wanneer een werkstroom is afgekeurd, kan een nieuwe werkstroom aan het betreffende document worden toegekend. In de werkstroomhistorie wordt een logboek bijgehouden van alle stappen.
Per taak kan worden aangeven of de verantwoordelijke vooraf of achteraf eraan zal worden herinnerd welke taken nog uitgevoerd dienen te worden. De werkstroombeheerder geeft zelf de intervallen aan en de gebruikers worden automatisch via e-mail tijdig op de hoogte gebracht.
Digitale handtekening
DIGIRecord.nl is een systeem waarbij vooraf geen machtigingen of digitale handtekeningcertificaten behoeven te worden opgevraagd. Dat scheelt kosten en tijd.
De digitale handtekening is opgebouwd uit een combinatie van het e-mailadres van de gebruiker, het digitale kenmerk van het document en de toegangscode tot DIGIRecord.nl.
Voor extra veiligheid, kan per gebruiker een pincode worden geactiveerd en automatisch worden toegezonden. Deze combinatie achten wij voldoende om deze aan te merken als digitale handtekening.
Managementoverzichten
Wanneer taken zijn toegekend aan een gebruiker, zal DIGIRecord.nl openen met het takendashboard. Van hieruit kunnen de openstaande taken direct in behandeling worden genomen en de bijbehorende documenten worden geraadpleegd.
De eigenaar van de werkstromen kan een overzicht opvragen van alle werkstromen die door hem of haar zijn aangemaakt. Deze kunnen eveneens gefilterd worden. Zo kan bijvoorbeeld een overzicht van alle fiatteringen voor BTW-aangiften worden opgevraagd voor een bepaald jaar of voor een bepaalde relatie.
Werkstromen blijven altijd gekoppeld aan de documenten. U kunt in de werkstroomhistorie de digitale ondertekening steeds opvragen en beoordelen.
Toepassing bij verzending SBR/XBRL-berichten (binnenkort beschikbaar)
Op het moment dat bijvoorbeeld de publicatiestukken aan de Kamer van Koophandel via XBRL worden verzonden, krijgen de intermediairs de mogelijkheid om deze eerst door de betreffende relatie digitaal te laten ondertekenen. Na het uploaden van het XBRL-bericht, wordt deze automatisch geplaatst in het juiste dossier en wordt de juiste werkstroom gestart. De relatie ontvangt een bericht en kan de stukken vervolgens goedkeuren. Daarna ontvangt de intermediair een bericht en deze kan dan zorgdragen dat het bericht verder naar DigiPoort wordt getransformeerd. Hiervoor dient wel een viewer op XBRL-berichten te worden aangeschaft.
In het belang van u en uw cliënten
Digitale formele goedkeuringen van documenten met behulp van de mogelijkheden in DIGIRecord.nl zijn onontbeerlijk voor een moderne afwikkeling van bijvoorbeeld aangiften en deponeringen van jaarrekeningen bij de Kamer van Koophandel.
Met de werkstroomoplossingen in DIGIRecord.nl verschaft u uw cliënten meer zekerheid dat documenten efficiënt en tijdig worden afgehandeld.