Intermediairs kiezen voor de online dossiers van DIGIRecord.nl

Omdat intermediairs door de opkomst van digitalisering van de werkzaamheden steeds meer systematisch op een eenduidige wijze het werk uitvoeren, ervaren wij dat er meer transparant wordt gewerkt.

Dat houdt in dat de vastleggingen van de werkzaamheden en controles direct in het online dossier worden geplaatst en niet meer uitsluitend op de servers van de intermediair.

Het online dossier wordt gedeeld met de klantrelatie. Deze ziet dus ook de prestaties en vastleggingen van de intermediair. In het verleden was dit om meerdere redenen ondenkbaar. In het papieren tijdvak werden de dossiers in het geheel niet gedeeld. Met de opkomst van digitaal werken, werd het mogelijk geen papieren dossiers meer te gebruiken. Alles werd digitaal opgeslagen. Met de komst van internet werd het mogelijk online dossiers te delen met de klanten. De intermediairs kozen er voor om de stukken die van de klanten waren of die met de klanten dienen te worden uitgewisseld in de online dossiers te plaatsen. Daarnaast hielden zij nog een eigen dossier aan, waarin de stukken werden geplaatst die werden aangemaakt tijdens hun werkzaamheden.
Maar steeds vaker zien wij dat gewoon alle stukken direct met de relaties worden gedeeld, omdat uitsluitend nog het online dossier wordt gebruikt. Dat is pas transparant werken.

Online dossiers zijn veilig

DIGIRecord.nl is een veilig online dossier. Het betreft een cloudoplossing, waarbij men niets van gegevens of bestanden vastlegt op “het internet”, maar direct op de systemen van Pro Management.
Hoe anders is dat wanneer men gegeven en bestanden uitwisselt via e-mail.

Wanneer een e-mailbericht wordt verzonden, dan worden het bericht en de bijlagen geplaatst op internetservers en wordt gezocht waar het bericht naar toe moet. In feite gaan de gegevens via vele servers naar de provider van de geadresseerde. Daar blijft het vaak langere tijd staan. Gedurende die verzending is het mogelijk dat het bericht door derden kan worden “opgepakt” en wellicht bewerkt. Dat is natuurlijk een heel groot risico bij bijvoorbeeld het versturen van facturen of salarisstroken. Stel dat onderweg het bankrekeningnummer op de factuur of de salarisstrook wordt gewijzigd. Dan komen bij betaling de gelden niet terecht op de juiste bankrekening.
Om die reden kiezen steeds meer organisaties voor de online dossiers van DIGIRecord.nl

Het delen van de dossiers met de externe accountant

Accountants verzoeken voor hun controle aan klanten steeds vaker digitaal gegevens op te sturen.
Lastig daarbij is dat de accountantsorganisaties allerlei verschillende systemen gebruiken en dat de klanten niet weten wat er met de gegevens wordt gedaan.

Het komt vaak voor dat tijdens de controle wordt verzocht om aanpassingen van overzichten, welke dan ook weer in het dossier van de accountant moet worden geplaatst. Indien dat meerdere keren wordt herhaald, dan loopt men het risico dat enerzijds de accountant niet beschikt over de laatste versie of dat de klant niet weet op basis van welk overzicht een controlevraag wordt gesteld.

Dit soort verwarringen kunnen heel eenvoudig worden opgelost. Stel aan de klant een online dossier ter beschikking (www.DIGIRecord.nl ), dat eigendom is van de klant. De klant plaatst daarin de stukken. Dat kan per onderdeel van het werkprogramma van de accountant. Nog beter is meerdere online dossiers ter beschikking te stellen. De klant slaat de gewenste stukken op in de dossiers (jaardossiers), permanente dossiers (voor verslagen bestuursvergaderingen, verzekeringen, lening-gegevens, financierings- en huurovereenkomsten en dergelijke stukken) of salaris- en projectdossiers. De klant geeft dan de fungerende accountant toegang tot die dossiers. De accountant kan vervolgens zelf bepalen welke stukken worden gedownload voor de accountantsverantwoording en plaatst deze dan in zijn eigen systeem.

Op die wijze behoudt de klant het overzicht van de aangeleverde stukken en bereikt daarmee ook dat niet ieder jaar dezelfde gegevens dienen te worden geplaatst in de dossiersystemen van de accountants.
Andersom is het dan ook mogelijk dat de accountant bijvoorbeeld de jaarrekeningen, aangiften en diverse overzichten direct plaatst in de dossiers van de klanten. Alleen op die wijze bereikt men dat iedere betrokkene bij het dossier beschikt over dezelfde gegevens en bestanden. Deze liggen namelijk slechts vast op één centraal punt. Dat is wel zo efficiënt.

Online dossierbeheer samen met de klant

Eén digitaal dossier dat zowel door klanten als de intermediair kan worden gebruikt. Actueel, compleet en vooral: veilig. Het kan allemaal met DigiRecord, de internetapplicatie die bestanden en documenten via een optimaal beveiligde verbinding toegankelijk maakt voor elke gebruiker met toegangsrechten.

Kees Schaap, directeur van Pro Management Software: “DigiRecord maakt het mogelijk volkomen transparant te werken.”