Steeds meer kantoren gebruiken DIGIRecord om onderdelen van de jaar- en permanente dossiers en personeelsdossiers via internet te delen met hun klanten.
Zeker nu de koppeling met DIGIRecord is opgenomen in PM-Record File, besluit men om documenten -die ook belangrijk zijn voor de klanten- direct te plaatsen in DIGIRecord.
U kunt dan denken aan de oprichtingsakten, de polissen van verzekeringen, de pensioenstukken en natuurlijk de jaarrekeningen en aangiften.
Dit zijn slechts voorbeelden, want u kunt natuurlijk alle documenten digitaal delen. Zo wordt DIGIRecord ook gebruikt voor de personeelsdossiers van de klanten. Daarin worden dan per personeelslid maandelijks de loonstroken geplaatst en zijn bijvoorbeeld de arbeidscontracten, identiteitsbewijzen, pensioengegevens, jaaropgaven, diploma’s en evaluatieverslagen opgenomen. Er is dan slechts één digitaal dossier per persoon, waarover zowel de klant beschikt als het administratie- of accountantskantoor en de betreffende medewerker. Het is dan bijna onmogelijk dat stukken ‘onderweg” zijn en dus gemist worden.
Veiliger dan e-mail
Het plaatsen van documenten in DIGIRecord is veilig en betrouwbaar. Het is vanwege de vertrouwelijke aard van de stukken ondenkbaar dat bijvoorbeeld loonstroken, jaarrekeningen en aangiften aan de klant worden gezonden via MS-Outlook of MS-Exchange. Via die laatste wegen bestaat er immers een grote kans dat gegevens worden ingezien door derden of dat medewerkers van de klant zich toegang verschaffen tot die e-mail, waardoor zij gemakkelijk inzage hebben in die stukken. Via DIGIRecord is dat uitgesloten.
Snel verdiend
De kantoren berekenen gemiddeld € 3,- per dossier per maand door aan de klanten, terwijl de kostprijs circa € 1,- of lager is (afhankelijk van het aantal dossiers). Bij 100 klanten is dus al snel een voordeel te behalen van circa € 200,- per maand. Daarnaast zijn er grote besparingen door te voeren op het secretariaat. Zo behoeft geen kastruimte meer ter beschikking te worden gesteld, worden er geen ordners en inhoud gekocht en wordt geen tijd meer besteed aan het perforeren en opbergen van de stukken. De kostenbesparing loopt per jaar op tot duizenden euro’s!
Gebruikerstips
| Tip 1: | gebruik een pdf-writer om digitaal uw aantekeningen op de gescande documenten te maken, bijvoorbeeld een nummer of verwerking. Voor slechts enkele tientjes beschikt u hierover. |
| Tip 2: | schaf per computer een tweede monitor aan of een groot beeldscherm van circa 22”. U kunt op deze manier op het ene scherm de digitale documenten oproepen en op het andere scherm bijvoorbeeld uw boekhoudpakket of Excelsheet bewerken. |
