Ideaal voor verenigingen: het ledendossier

ledendossier

Het betreft slechts één dossier waar alle leden toegang toe hebben. Bijvoorbeeld voor de raadpleging van de notulen van de ledenvergaderingen, de jaarstukken, het huishoudelijk reglement en de statuten. Ook plaatsen wij daar voortaan de nieuwe stukken in. Dat is om meerdere redenen:

  • Een veilige communicatie. E-mail is niet veilig en niet AVG-proof. Een lid kan uitsluitend toegang krijgen via een apart portaal met multi factor beveiliging;
  • Een betere beheersing van de stukken. Door alle stukken van alle jaren in één dossier op te slaan, is alles compleet en zijn alle actieve leden volledig geïnformeerd;
  • Zekerheid dat iedereen weet dat er slechts één centrale plek is en dat iedereen beschikt over precies dezelfde actuele gegevens;
  • Bij het plaatsen van een stuk krijgt iedereen automatisch een notificatie en is dan op de hoogte, mits een werkstroom wordt gebruikt;
  • De leden hebben nu een eigen verantwoordelijkheid. Bij wijziging van adres moeten zij ons informeren, wanneer zij up to date willen blijven. Wij beschikken dan steeds over de actuele adressen. Dat is ook belangrijk voor de inning van de contributie;
  • Het grote voordeel is ook dat een nieuw lid direct volledig is geïnformeerd inzake de stukken waar de andere leden ook over beschikken. Wanneer een lid opzegt, dan wordt deze direct gedeactiveerd;
  • De leden krijgen altijd dezelfde rol met gelijke mogelijkheden;
  • En last but not least: de stukken blijven altijd compleet en gemakkelijk overdraagbaar.

Het is gewoon een moderne en veilige methode van communicatie en vooral ook makkelijker voor het bestuur.

Zo is er ook een apart bestuursdossier. Ook bij wisseling van een bestuurslid, is toegang verlenen vele malen eenvoudiger dan stukken kopiëren en toezenden via het absoluut onveilige e-mailverkeer of vele papieren dossiers overdragen. Met één druk op de knop is de nieuwe bestuurder op zeker volledig geïnformeerd.