Accountants verzoeken voor hun controle aan klanten steeds vaker digitaal gegevens op te sturen.
Lastig daarbij is dat de accountantsorganisaties allerlei verschillende systemen gebruiken en dat de klanten niet weten wat er met de gegevens wordt gedaan.
Het komt vaak voor dat tijdens de controle wordt verzocht om aanpassingen van overzichten, welke dan ook weer in het dossier van de accountant moet worden geplaatst. Indien dat meerdere keren wordt herhaald, dan loopt men het risico dat enerzijds de accountant niet beschikt over de laatste versie of dat de klant niet weet op basis van welk overzicht een controlevraag wordt gesteld.
Dit soort verwarringen kunnen heel eenvoudig worden opgelost. Stel aan de klant een online dossier ter beschikking (www.DIGIRecord.nl ), dat eigendom is van de klant. De klant plaatst daarin de stukken. Dat kan per onderdeel van het werkprogramma van de accountant. Nog beter is meerdere online dossiers ter beschikking te stellen. De klant slaat de gewenste stukken op in de dossiers (jaardossiers), permanente dossiers (voor verslagen bestuursvergaderingen, verzekeringen, lening-gegevens, financierings- en huurovereenkomsten en dergelijke stukken) of salaris- en projectdossiers. De klant geeft dan de fungerende accountant toegang tot die dossiers. De accountant kan vervolgens zelf bepalen welke stukken worden gedownload voor de accountantsverantwoording en plaatst deze dan in zijn eigen systeem.
Op die wijze behoudt de klant het overzicht van de aangeleverde stukken en bereikt daarmee ook dat niet ieder jaar dezelfde gegevens dienen te worden geplaatst in de dossiersystemen van de accountants.
Andersom is het dan ook mogelijk dat de accountant bijvoorbeeld de jaarrekeningen, aangiften en diverse overzichten direct plaatst in de dossiers van de klanten. Alleen op die wijze bereikt men dat iedere betrokkene bij het dossier beschikt over dezelfde gegevens en bestanden. Deze liggen namelijk slechts vast op één centraal punt. Dat is wel zo efficiënt.
